Pernahkah Anda keluar dari kebiasaan mengirim surat siput dan stres tentang tindakan sederhana menangani amplop? Itulah yang terjadi ketika Anda belum melakukannya dalam beberapa saat, tetapi jangan biarkan hal itu menghentikan Anda dari meletakkan pena ke kertas dan mengirimkan sesuatu yang membutuhkan cap.
Penting untuk meletakkan alamat penerima dan pengirim yang dimaksud di tempat yang benar di amplop. Periksa alamat penerima untuk memastikan Anda memiliki yang benar.
Baik Anda melakukan bisnis melalui layanan pos atau mengirim surat cinta kepada seseorang, Anda perlu mengetahui cara yang tepat untuk menangani amplop. Terkadang Anda diminta untuk mengirim korespondensi bisnis hardcopy melalui surat. Sementara mengirim pesan dan catatan terima kasih melalui email telah dapat diterima, etiket yang lebih baik adalah mengirim catatan tulisan tangan.
Langkah Sederhana
Dalam beberapa kasus, tidak apa-apa mengirim email, tetapi ada saatnya Anda ingin menggunakan metode korespondensi kuno. Apakah Anda mengirim undangan, catatan terima kasih, atau surat, Anda harus memasukkan beberapa informasi dasar pada amplop untuk memastikan bahwa itu mencapai tujuannya tepat waktu.
Mengatasi amplop tidak sulit jika Anda memahami beberapa dasar-dasarnya. USPS perlu mengetahui tujuan serta dari mana surat datang jika ada masalah dengan pengiriman dan harus dikembalikan.
Tujuan dari memiliki pedoman untuk menangani amplop adalah untuk membuat pekerjaan pekerja pos lebih mudah dalam menyortir dan mengirimkan surat. Jika Anda terlalu kreatif, Anda akan memperlambat operator dan bahkan berisiko mengambil surat Anda ke alamat yang salah. Harap simpan kreativitas Anda untuk apa yang ada di dalam demi USPS.
Pastikan juga Anda menulis dengan jelas agar alamatnya mudah dibaca. Menggunakan font kursif atau miring dapat memberi tekanan pada mata operator.
Pedoman Umum untuk Surat AS
Sebagian besar waktu Anda dapat kembali pada aturan umum yang disarankan untuk menangani amplop Anda, apakah Anda mengirim surat bisnis atau catatan terima kasih. Di sudut kiri atas, Anda akan memerlukan nama pengirim di baris atas, alamat jalan atau kotak kantor pos di baris kedua, dan kota, negara bagian, dan pos di baris ketiga.
Di tengah amplop, Anda harus meletakkan nama penerima yang dimaksud di baris atas, atau alamat jalannya di baris berikutnya, dan kota, negara bagian, dan zip di baris ketiga - persis bagaimana Anda akan menulis pengirim informasi. Namun, Anda mungkin memerlukan saluran tambahan untuk nama perusahaan atau unit alamat seperti nomor apartemen atau suite.
Anda ingin menambahkan judul seperti "Dr." atau "Ms." jika Anda tahu bahwa penerima lebih suka ditangani seperti itu. Anda juga harus melakukan ini saat mengirim ke orang tua atau seseorang yang memiliki posisi berwenang untuk menunjukkan rasa hormat.
Dalam beberapa kasus, seperti ketika seorang wanita tinggal sendirian, orang lebih suka untuk tidak memiliki nama depan lengkap mereka di luar amplop. Anda dapat menggunakan inisial, seperti "M. Peabody." Ini membuat nama tersebut kurang spesifik gender dan dapat memberikan perasaan anonimitas pada orang tersebut.
Jika penerima tinggal sementara di rumah orang lain atau Anda khawatir USPS mungkin tidak mengirimkan surat dengan nama yang tidak dikenal, Anda dapat menambahkan catatan di bawah nama penerima bahwa ini dalam perawatan seseorang yang tinggal di alamat ini. Misalnya, Anda dapat menggunakan "C / O John Smith" pada baris di bawah "Mildred Thomas."
Aturan Surat Bisnis
Saat mengirim surat bisnis, Anda harus mempertahankan etiket profesional selama seluruh proses. Mulailah dengan pedoman umum dan tambahkan beberapa informasi lagi.
Setelah nama penerima, tambahkan posisinya, seperti "Direktur Pemasaran." Cobalah untuk melakukan ini pada baris yang sama dengan namanya, tetapi jika tidak ada cukup ruang, Anda dapat memindahkan judul ke baris berikutnya.
Di bawah itu, tambahkan nama perusahaan, diikuti dengan alamat sebagaimana diarahkan dalam pedoman umum di atas. Jika Anda tidak yakin dengan nama penerima, Anda dapat menulis "Attn: Director of Marketing."
Mail ke Instalasi Militer Luar Negeri
Ketika Anda mengirim surat kepada seseorang di militer yang ditempatkan di luar negeri, gunakan pedoman umum yang sama dengan beberapa tambahan. Anda ingin menambahkan peringkat dan nama lengkap penerima. Nomor unit atau skuadron harus berada di baris kedua.
Baris berikutnya harus mencakup APO atau FPO, sesuai dengan tempat orang tersebut ditempatkan, diikuti oleh singkatan dari wilayah tersebut. Baris terakhir harus menyertakan nama atau singkatan negara dalam huruf kapital. Selalu tambahkan kode pos lengkap untuk memastikan mencapai tujuan yang dituju.
Aturan Alamat untuk Mengirim ke Negara Lain
Aturan umum untuk menangani amplop untuk tujuan Eropa atau luar negeri lainnya serupa. Mulailah dengan nama dan judul penerima di baris pertama, diikuti dengan alamat jalan pada baris kedua, kota, provinsi, dan sebutkan dengan kode pos di baris berikutnya. Baris terakhir harus memiliki nama negara dalam huruf kapital semua. Di bawah alamat pengirim Anda, Anda harus memasukkan "AS"