sturti / Getty Images
Memindahkan kantor itu rumit. Dengan begitu banyak hal yang harus dilakukan, mudah untuk mengabaikan tugas yang lebih kecil, namun penting. Untuk menjaga agar kantor Anda tetap bergerak, gunakan panduan daftar periksa berikut yang akan memastikan tidak ada yang tertinggal.
Juga, pastikan Anda memiliki daftar tugas-tugas penting untuk membantu kantor Anda bergerak.
Klien dan Pelanggan
Merupakan ide bagus untuk memberi tahu basis pelanggan Anda tentang langkah tersebut terlebih dahulu, lebih disukai setidaknya sebulan sebelum perpindahan tersebut terjadi. Berikan informasi tentang lokasi baru, baik dengan mengirim surat formal atau email dengan peta terlampir atau dilampirkan ke semua orang di database perusahaan Anda. Atau dalam hal toko ritel, letakkan peta dan tanda notifikasi di pintu depan dan berikan selebaran kecil untuk setiap pembelian. Posting informasi di halaman web Anda dengan petunjuk yang mudah diikuti dan informasi khusus yang akan membuat pelanggan Anda kembali; ini bisa termasuk penjualan "pindah" atau pesta pembukaan resmi.
Anda juga harus memberi tahu klien Anda jika Anda akan menutup sama sekali selama pindah atau mengurangi jam Anda. Ini akan menjadi pemberitahuan penting untuk memastikan pelanggan tidak frustrasi jika pintu Anda terkunci. Mengetahui lebih dulu kapan Anda akan terbuka untuk bisnis akan menghemat banyak panggilan telepon dari klien Anda dan mencegah mereka pergi ke pesaing Anda untuk mendapatkan layanan. Dengan kata lain, beri tahu pelanggan Anda rencana Anda untuk melayani mereka selama masa transisi.
Penyedia Layanan, Vendor, dan Instansi Pemerintah
Beri tahu layanan dan vendor yang digunakan perusahaan Anda secara teratur. Ini mungkin termasuk printer, kurir, toko peralatan kantor atau penyedia layanan internet.
Bank dan Asuransi
Bank akan meminta pemberitahuan lebih awal; Anda harus mengubah alamat pada cek perusahaan, kemudian mencetak cek, memberi tahu perusahaan kartu kredit dan lembaga keuangan atau penyedia layanan lainnya. Anda dapat memutuskan bahwa perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari mentransfer akun bisnis dari satu bank ke bank lain atau dari satu cabang ke yang lain; berbicara dengan perwakilan bank Anda tentang layanan yang tersedia di lokasi / lingkungan baru.
Perusahaan asuransi juga perlu diberitahu lebih awal. Mereka perlu menilai ruang baru dan memberi Anda perkiraan baru jika berlaku. Ini adalah saat yang tepat untuk berbicara dengan perusahaan asuransi Anda tentang memindahkan asuransi dan apa yang Anda perlukan untuk memastikan kantor Anda terlindungi.
Ubah Pesan Telepon Masuk
Seiring dengan memperbarui informasi perusahaan dan materi pemasaran, ada cara lain yang dapat Anda pastikan agar publik mengetahui langkah selanjutnya. Tambahkan pemberitahuan ke mesin penjawab / layanan pesan suara yang menyatakan tanggal perpindahan, tempat Anda akan pindah dan bagaimana hal ini dapat memengaruhi layanan. Juga, berikan informasi kontak untuk klien yang mungkin memiliki masalah khusus.
Mintalah karyawan juga mengganti saluran pesan suara kantor langsung mereka dengan informasi saat bepergian dan alamat baru. Sekali lagi, ini adalah cara mudah untuk mengingatkan kontak tentang langkah tersebut dan memberi tahu mereka yang tidak ada dalam database kontak tentang perubahan tersebut.
Ubah Baris Tanda Tangan Anda
Menambahkan pemberitahuan di baris tanda tangan email untuk semua karyawan memastikan bahwa setiap email yang dikirim akan mengingatkan penerima tentang langkah yang akan datang. Ini adalah cara terbaik untuk menjangkau individu yang tidak ada dalam daftar kontak perusahaan.
Stempel Korespondensi Keluar
Beli stempel merah yang menyatakan "Catatan Alamat Baru"; perangko biasanya dapat dibeli di toko peralatan kantor. Cap kop surat yang diperbarui untuk memastikan bahwa penerima mengetahui perubahan alamat. Perhatikan bahwa langkah pemberitahuan ini mungkin tidak berlaku sampai setelah langkah selesai.
Telepon
Ini harus menjadi utilitas pertama yang Anda hubungi tentang langkah Anda; Anda ingin memastikan bisnis Anda tetap terbuka selama perpindahan atau bahwa sesedikit mungkin gangguan. Beri tahu perusahaan telepon kapan perpindahan dilakukan dan minta agar telepon dipasang dan siap beroperasi di lokasi baru sehari sebelum tanggal perpindahan Anda, hanya untuk memastikan sistemnya aktif dan berjalan pada tanggal masuk Anda.
Minta perusahaan untuk mengatur sistem penerusan panggilan yang efektif pada hari Anda pindah. Jika perusahaan Anda mengubah nomor telepon, maka mintalah agar penasehat ditambahkan ke nomor lama Anda agar penelepon tahu tentang perubahan nomor telepon. Setelah Anda pindah, ada baiknya menelepon nomor lama Anda untuk memastikan bahwa layanan sudah ada. Juga, pastikan nomor bisnis dan alamat baru Anda diperbarui di buku telepon dan direktori berikutnya.
Akun Kantor Pos, Email dan Media Sosial
Beri tahu kantor pos pemindahan Anda dan atur agar surat diteruskan selama beberapa bulan setelah pemindahan tersebut. Seperti dicatat sebelumnya, tambahkan pemberitahuan pindah ke garis tanda tangan karyawan sebelum pindah dan ikuti langkah juga; pasca-pindah tanda tangan harus meminta penerima untuk mencatat perubahan alamat dan informasi kontak.
Selain itu, perusahaan kurir reguler yang menerima dan menurunkan juga harus diberitahukan tentang perubahan alamat dan setiap perubahan pada layanan.