Apakah Anda bekerja untuk perusahaan yang sering rapat? Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang seharusnya Anda lakukan dan apa yang dianggap perilaku yang pantas di pertemuan-pertemuan ini? Apakah Anda takut menghadiri pertemuan karena Anda takut melakukan kecurangan yang dapat membahayakan posisi atau peluang Anda untuk maju?
Biasanya, manajer, pemimpin tim, atau eksekutif perusahaan berhak untuk memulai pertemuan bisnis ketika mereka merasa perlu. Apakah itu acara yang dijadwalkan secara teratur atau dipanggil untuk tujuan tertentu, semua orang yang hadir harus mengikuti pedoman etika bisnis yang tepat.
Pemimpin
Sebelum pertemuan, sangat penting untuk mengatur semuanya agar Anda tidak membuang waktu berharga orang lain. Anda ingin itu berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal mungkin namun masih menyisakan waktu untuk pertanyaan dan umpan balik jika memungkinkan. Kuncinya adalah menunjukkan rasa hormat kepada semua orang yang terlibat.
Berikut adalah beberapa panduan yang direkomendasikan:
- Memiliki agenda tertulis dengan urutan logis dan waktu yang realistis. Jika waktu dan sumber daya memungkinkan, kirim salinan kepada semua orang yang akan hadir.
- Kirim undangan ke calon peserta dengan sebanyak mungkin rincian tentang rapat, termasuk lokasi, waktu mulai, apa yang akan dibawa, dan waktu berakhir.
- Mulailah dengan salam ramah dan biarkan semua orang tahu kapan mengajukan pertanyaan.
- Minumlah air di podium atau di depan ruangan dan minum di antara topik atau ketika orang lain sedang berbicara.
- Anda tidak perlu menuliskan pidato Anda kata demi kata, tetapi Anda setidaknya harus memiliki poin-poin di catatan Anda. Tidak melakukan hal itu dapat menyebabkan Anda beralih dari satu topik ke topik lainnya dan kehilangan jejak apa yang perlu Anda katakan. Hal ini dapat menyebabkan Anda membuang-buang waktu dan membuat para peserta bertanya-tanya tentang tujuan pertemuan.
- Waspadai bahasa tubuh peserta Anda. Jika Anda melihat orang kehilangan minat, jeda dan periksa diri Anda untuk memastikan Anda tidak mengulangi informasi atau menghabiskan terlalu banyak waktu untuk sesuatu yang tidak relevan.
- Miliki beberapa anekdot agar pertemuan tetap menarik. Namun, hindari menceritakan lelucon yang tidak pantas yang bahkan sedikit mengisyaratkan seksisme, rasisme, atau apa pun yang mungkin menyinggung orang lain.
- Jangan pernah mencuri ide orang lain dan menyebutnya ide Anda sendiri. Selalu berikan penghargaan kepada orang lain untuk ide dan tugas yang berhasil.
- Meskipun boleh bergerak sedikit, jangan mondar-mandir di depan ruangan. Ini membuat Anda tampak gugup.
- Selama periode tanya jawab, tetap diam sampai orang yang bertanya selesai sebelum menjawab. Jika Anda tidak mengerti pertanyaannya, minta dia mengulanginya atau menjelaskan pertanyaannya lebih lanjut.
- Jika seseorang tampak marah atau bermusuhan, pertahankan sikap Anda yang dingin dan minta orang itu untuk membicarakan hal ini dengan Anda di lain waktu.
- Akhiri rapat lebih awal jika memungkinkan. Lebih baik itu lebih pendek daripada kehilangan perhatian mereka yang hadir.
Hadirin
Setiap orang yang dipanggil ke pertemuan harus hadir kecuali keadaan tidak memungkinkan. Jika Anda tahu tentang pertemuan sebelumnya, pertimbangkan meluangkan waktu ekstra dengan perawatan pribadi Anda untuk menunjukkan rasa hormat kepada pengawas yang hadir. Berpakaian sesuai untuk tingkat bisnis.
Kiat kiat pertemuan:
- Jika Anda diminta untuk mengirim pesan konfirmasi, lakukan segera setelah Anda memasuki rapat di kalender Anda.
- Muncul tepat waktu. Sampai di sana beberapa menit lebih awal jika memungkinkan.
- Periksa ponsel Anda dan pastikan itu dalam keadaan diam atau dimatikan. Anda seharusnya tidak pernah mengirim pesan teks selama rapat kecuali pemimpin meminta Anda untuk orang tertentu.
- Jika minuman disajikan, minuman dapat diterima. Namun, kecuali semua orang makan, tunggu sampai setelah pertemuan selesai untuk makan camilan.
- Jika ini adalah pertemuan makan siang, bawalah makanan Anda ke meja dan makanlah setenang mungkin dan tanpa menarik perhatian pada diri sendiri.
- Jangan mengobrol atau bertukar catatan dengan peserta lain. Ini sangat mengganggu dan dapat memberi kesan bahwa Anda tidak menganggap pekerjaan Anda cukup serius untuk memperhatikan apa yang sedang dibahas.
- Jika Anda dipanggil, jawablah secara langsung. Ketika Anda tidak tahu jawabannya, minta maaf dan jujur. Tidak ada jawaban yang lebih baik daripada yang salah.
- Setelah pertemuan, terima kasih pembicara.
- Jangan berlama-lama di ruang rapat lebih lama dari yang diperlukan. Nongkrong akan membuat Anda tampak diam, dan Anda tidak ingin bos berpikir bahwa Anda menggunakan rapat untuk melalaikan tugas Anda.
Rapat di sebuah Restoran
Kadang-kadang rapat makan siang diadakan, dan mungkin diadakan di restoran. Meskipun ini jauh dari kantor, ingatlah bahwa Anda masih bekerja.
Kiat rapat tambahan untuk rapat restoran:
- Jangan pernah lupa sopan santun meja Anda.
- Tangani kecelakaan makan dengan anggun dan sopan santun.
- Gunakan peralatan yang tepat. Jika ragu garpu mana yang cocok dengan setiap jalur, ikuti orang yang memimpin rapat.
- Jika Anda berada di restoran prasmanan, ketahui sopan santun yang tepat untuk membantu diri sendiri.
- Ikuti panduan yang tepat untuk makan makanan ringan.